Agile/Scrum blog

Nieuwe agenda van Agile Manager

Ingrid Heemskerk Door: Ingrid Heemskerk,  05-04-2017
Onderwerp: Agile Manager  

Mijn agenda; voor en na Agile Management:

Meer ruimte in je agenda, niet geleefd worden door de “waan van de dag” vol vergaderingen en overleggen? Mij is dit in het verander proces naar Agile Management gelukt.
Hoe? Door mijn teams meer ownership te geven. Door verantwoordelijkheden in de organisatie daar te beleggen waar ze ook goed (of misschien zelfs beter) kunnen worden opgelost. Een spannende ervaring, welke mij meer ruimte gaf om de teams echt te laten groeien.
In plaats van rennen van hot naar her, ontstond er rust en tijd. Tijd om verder te denken, out of the box en te experimenteren. Tijd om echt praten met medewerkers, om ze -indien gewenst- te kunnen coachen naar een hoger niveau.
Door meer taken en verantwoordelijkheden in de teams te beleggen, stegen de medewerker tevredenheid en de efficiëntie. En dat terwijl de werkdruk mimimaal gelijk bleef.

Hoe was het eerst?

Hoe beleefde ik mijn agenda voor deze verandering:

6:15 uur, mijn wekker gaat en ik stap, met nog weinig energie, uit bed. Het is donderdag; DE vergaderdag van de week en ik zie er niet echt naar uit. De hele dag is kop-staart, non stop volgepropt! Na de standaard file van bijna een uur kom ik op kantoor.
8.30 uur start ik meteen met het teammanagers overleg, ook deze keer past de informatie niet in de tijd, omdat iedereen zo uitgebreid verslag wil doen.
9:30 uur, aansluitend de MT vergadering, die standaard drie uur duurt.
12:30 uur, tijd om te lunchen is er niet, direct na de meeting rol ik alweer in een stuurgroep opleidingen. Gisteravond heb ik op het laatste moment nog de gevraagde stukken voor dit overleg rondgestuurd. Ik hoop maar dat iedereen er nog naar gekeken heeft.
13:30 uur, drie aansluitende bilaterale overleggen met medewerkers, zoals ik die standaard elke maand met iedereen uit mijn team houdt. Deze 1 op 1 overleggen zijn waardevol, maar het is vandaag lastig om écht m’n aandacht erbij te houden. Mijn hoofd is nog vol van alle informatie van vanmorgen. En wat zal er besproken worden in ons change overleg vanmiddag?
16:30 uur, als afsluiting van de dag staat er nog een change overleg ingepland. We gaan een verandering in met ons organisatie onderdeel. Enerzijds super leuk, want nu gebeurt er echt iets. Aan de andere kant wordt ik er ook onrustig van; blijft mijn baan nog wel bestaan straks?

Om 17.30 uur ben ik eindelijk uit vergaderd en loopt mijn hoofd over. Ik voel me alsof ik ben overreden door een stoomwals. Wanneer kom ik toe aan wat voelt als mijn werk? De ruim 150 mails die ondertussen binnenkomen zal ik vanavond wel lezen en indien nodig beantwoorden. Het voelt als een te strak keurslijf; veel standaard vergaderingen en te weinig tijd om de steeds sneller veranderende vraag van de klant bij te kunnen houden.



Agenda vol met overleggen en vergaderingen

Herkenbaar?

Hoe implementeerde ik Agile Managen?

In mijn werk als manager van een operationele afdeling binnen het bankwezen was bovenstaande dag een terugkerend fenomeen. Wat werd er anders na de implementatie van Agile? Wat was de grootste verandering in mijn dagbesteding? Mijn rol als leidinggevende van zelfsturende teams werd compleet anders. Ik deed hele andere dingen, stelde andere vragen, daardoor zag mijn agenda er ook helemaal anders uit.

De turn around naar zelfsturende teams was spannend, zowel voor de teams als voor mij en mijn manager. Wat werd er nog van me verwacht, mag ik me er nog wel mee “bemoeien” of is mijn taak nu echt de hele dag “op mijn handen zitten”?  Dat was een gevleugelde uitspraak die in eerste instantie te pas en te onpas werd gebruikt. “Jij moet op je handen zitten!”, maar moest ik dan echt niets doen en alles loslaten? Dat voelde niet juist en had uiteindelijk ook niet altijd het gewenste effect. Het was zoeken naar de balans, wat doe je wel en wat niet?  Wanneer laat je een beslissing aan een team en wanneer grijp je in?  Ik leerde gaandeweg het team te faciliteren en te ondersteunen bij dilemma’s. Niet direct de oplossing aandragen, maar de denkkracht van het hele team gebruiken. Daarmee faciliteer je de ontwikkeling van het team en die van de organisatie.

Bovengenoemde ervaringen hebben mij veel geleerd,  maar wat gebeurde er nu met mijn agenda?

Om te beginnen heb ik samen met mijn collega managers inzicht gecreëerd in mijn bezigheden. We maakten een overzicht met categorieën waaraan wij als manager onze tijd besteedden. Vervolgens hebben we allemaal twee weken lang “tijd geschreven”.
De samenvatting van de uitkomst heb ik vervolgens met mijn teams besproken. Welke van deze taken wilden en of konden zij oppakken. En durfden zij, maar vooral ik dat ook?

De managers en de teams zijn met elkaar het experiment aangegaan waarbij zo’n 80% van de agendavulling, met de daarbij horende verantwoordelijkheden, door het team werd overgenomen;
Bilateraal overleg? Deden ze met elkaar! Teammanagers overleg? Cancelen! Stuurgroepen? Werden opgepakt door de teams zelf! Een uitdaging voor iedereen, wat heel veel ruimte gaf in mijn agenda. Opeens was er tijd om buiten de waan van de dag te opereren. Ruimte om te denken buiten de gebaande paden, en er ook ECHT te zijn voor de medewerkers. Hierdoor ontstond groei, vertrouwen en ownership binnen de teams. Geen dagen meer waarin de agenda van A tot Z bepaald was en dat leverde energie!

Wat was het resultaat?

Ik kreeg weer GRIP op mijn dagen en leverde meer toegevoegde waarde voor de organisatie. De teams werden efficiënter en effectiever en ik kon nadenken over mogelijke verbeteringen en ontwikkelingen voor het bedrijf.

Zo was er bijvoorbeeld een dagelijks proces van escalatie bij spoedaanvragen. De escalatie moest door mij worden afgehandeld als zijnde manager van het team. Doel hiervan was dat ik als filter fungeerde, opdat er selectief met spoed werd omgegaan. Na bespreking met het team en de stakeholders is dit mandaat toegekend aan een aantal teamleden. Zij bleken vaak strikter te zijn dan ik was; vooral omdat ze veel dieper in de inhoud zaten. Gevolg; meer tijd voor mij en betere sturing in de keten. Iedereen blij!

Of het voeren van selectiegesprekken en alle daarbij behorende administratieve handelingen. Er was een continue vraag naar nieuwe collega’s met de juiste competenties en inhoudelijke kennis. Wie beter dan de teams zelf wisten of een kandidaat in het team zou passen? De teams namen dit proces van mij over en ook dit leverde de nodige uren in mijn agenda.

Ook waren daar andere personele processen zoals bijvoorbeeld het bijhouden van de opleidingen per medewerker. Binnen ons bedrijfsonderdeel waren veel opleidingen verplicht in verband met controle van de toezichthouders. Om “in control” te zijn moest elke maand een overzicht gegenereerd worden op medewerkersniveau. Dit was een handmatig proces, wat veel tijd in beslag nam. Na overname van deze werkzaamheden door een teamlid, ook hierdoor weer ruimte in mijn agenda.

Image:Nieuwe agenda van Agile Manager
Agenda na Agile Management

Door deze veranderingen ontstond tijd om te challengen, en de teams verder te laten groeien. Veel leermomenten heb ik gaande de tijd ondervonden. Het had mij geholpen als ik hiervoor een training had kunnen volgen, of handvaten had gehad. Hiermee was mijn leerproces zeker versneld. Voor mijzelf, de medewerkers in mijn teams en de organisatie had dit sneller positieve effecten gehad! Zelf uitvinden is mooi, maar direct op weg worden geholpen levert nog meer waarde op.

Wil jij dit ook?

Voor managers op eenzelfde kruispunt is er nu een training waarin GRIP centraal staat. GRIP is een Framework met methodes en handvaten welke managers helpt agile te werken.

Ik vind het super leuk jou mee te nemen in deze training! Ik mag hierin managers en daarmee ook organisaties verder helpen in hun ontwikkeling en groei, zonder dat iedereen daarbij het wiel zelf hoeft uit te vinden.
In de Professional Agile Manager training leer jij hoe je als manager nog beter je rol kunt invullen in een zelfsturende organisatie. Hoe je het klantvoordeel maximaliseert  in een steeds sneller veranderende omgeving. Je leert hoe je de customer impact vergroot, ownership bij de teams creëert en hoe je kunt bijsturen op klantwensen. Ook leer je hoe je de rol van een Exploring Servant Leader eigen kunt maken. In twee interactieve dagen geven we je handvaten en modellen, praktische voorbeelden en tools waarmee je direct morgen aan de slag kunt!

Wil je meer weten, of wil jij ook GRIP? Kijk eens op:
https://www.agileacademy.nl/training/?eventtitle=Professional-Agile-manager-training


Reactie(s) [0]

Geen reacties gevonden

Jouw reactie

Onderwerp:
Naam:
Email:
Website:
Reactie:

Wil je reageren op dit artikel? Zeker doen! Vul bovenstaande velden in en je reactie wordt direct geplaatst! Wij behouden echter wel het recht om reacties achteraf te verwijderen die volgens ons ongepast zijn.