Hi Marketeer, gefeliciteerd! Jij gaat met Agile aan de slag op jouw afdeling. Een leuke uitdaging? Of meer een ‘help wat moet ik nu met een software aanpak’? Misschien komt deze aanpak als grote verrassing voor je en heb je geen idee waar te beginnen. Daar zijn deze blogsposts voor bedoeld. In een aantal weken tijd help ik je bij het inrichten van jouw bord, het verbeteren van je meetings en geef ik je voorbeelden en opties waarbij je zelf kunt kiezen wat het beste bij jouw team en haar doelstelling past. In deze eerste blog help ik je bij het visualiseren van de werkzaamheden van jouw team op het bord.

Agile Marketing helpt marketeers hun werk efficiënt en effectief te doen in een snel veranderende omgeving.”

Hoe visualiseer je het dagelijkse marketingwerk?

Een belangrijk hulpmiddel voor Agile marketing is een fysiek marketingbord. Met behulp van dit bord worden alle relevante thema’s en bijbehorende acties zichtbaar gemaakt, als team gezamenlijk gepland en constant bijgewerkt. Hierdoor is volledig inzichtelijk wat de huidige status is van het werk, welke acties voor- of achterlopen, en waar jullie op dit moment mee bezig zijn.

Wat is een marketingbord?

Het marketingbord is een visualisatievorm van het werk. Het is een overzicht aan de wand, meestal op een whiteboard of brown-paper, met een grote hoeveelheid post-its, die verplaatst worden als de status van een activiteit verandert. Het bord wordt daarmee de belangrijkste bron van informatie over de huidige status en is een belangrijk hulpmiddel in het plannen en coördineren van het dagelijkse werk. Daarnaast worden op het marketingbord vaak de belangrijkste KPI’s van het team vermeld met de bijbehorende status en doelen.

Wat staat er op het marketingbord?

Het bord wordt gebruikt om de werkzaamheden goed in kaart te brengen. Op een bord voor een marketingteam zijn daarom de volgende onderdelen opgenomen:

  • Minimaal 5 statuskolommen
    Eén kolom voor backlog, to-do, busy, waiting en done
    Afhankelijkheden met bijvoorbeeld andere teams zijn er (vaak), waardoor het werk moet wachten. Bijvoorbeeld omdat content voor publicatie door anderen buiten het team geaccordeerd moet worden. Door de “waiting” kolom te gebruiken wordt dit visueel. Een taak is immers nog niet done, maar hoort ook niet onder busy, maar kan hier wel naar terug verschuiven of naar done worden gezet.
  • Minimaal 2 rijen voor thema’s
    De eerste rij is voor ‘spoedwerk’ en er zijn rijen voor een werktype (bijvoorbeeld campagnes, website, etc.)
    Is het team net lekker in de flow met allerhande werkzaamheden, komt er ineens een kans voorbij om een marketingcampagne te doen met Maradonna, hij is tenslotte in Nederland. Pakt het team deze kans of komt het nu niet gelegen?! De rij ‘spoedwerk’ op het bord biedt flexibiliteit om deze klus te kunnen starten en maakt transparant dat ‘spoedwerk’ wordt opgepakt.
  • Kaartjes/post-its: visuele kaart van het werkitem
    Op de kaart is opgenomen: omschrijving werkitem en de waarde of de tijd die ervoor nodig is.
    De inzage in hoeveel tijd het vergt om bijvoorbeeld een nieuwe webpagina met content live te brengen maakt het mogelijk om stakeholders te informeren over doorlooptijden door de ervaringsdata. Een tip is om een deadline te vermelden als hier een harde datum voor staat en deze voor het einde van de sprint zich voordoet.

Waarom is het verstandig om morgen Agile te starten?

  • Een visueel bord geeft overzicht en biedt ruimte voor feedback.
  • Het biedt inzicht om snellere te schakelen wanneer ongepland werk opgepakt moet worden, de consequenties zijn immers direct zichtbaar.
  • Meer mogelijkheid om direct bij te sturen wanneer er achter op schema gelopen wordt, of nieuw werk zich voordoet.
  • Energie verhogend omdat het werk direct verplaatst kan worden op het bord, juigen als iets af is, is altijd leuk.
  • Het is eenvoudig om er morgen direct mee te starten, omdat je huidige werkzaamheden kunt behandelen en daar volgende week al verbeterslagen in kunt maken.

Met een marketingbord kan direct worden gestart. Hier de te zetten stappen:

  • Stap 1: Bespreek met elkaar waarom jullie via deze wijze aan de slag willen en wat het doel is dat jullie gezamenlijk willen bereiken hiermee. Bijvoorbeeld efficiëntie, betere communicatie, meer realiseren, beter plannen, etc.
  • Stap 2: Neem met het team het werk door qua thema’s en bijbehorende items en bepaal gezamenlijk welke op het bord komen en in welke fase deze zitten (to do, busy, waiting, done). Bijvoorbeeld geen herhalende werkzaamheden, maar alleen de te realiseren campagnes.
  • Stap 3: Bepaal met elkaar de KPI’s die jullie (willen) meten en welke doelstelling jullie aanhouden voor deze sprint.
  • Stap 4: Maak afspraken met elkaar over de te plannen meetings en stel een definition of done op, die je tevens op het bord hangt. Dit zodat jullie allemaal hetzelfde beeld hebben over te realiseren kwaliteit.
  • Ten slotte, misschien hebben jullie in het team verschillende disciplines die niet door iedereen opgepakt kunnen worden. Werk er uiteraard wel aan om elkaar dingen te leren om elkaar te helpen waar nodig. Echter, het kan interessant zijn om per discipline een kleur van post its te bepalen (die jullie op het bord hangen). Zo zie je ook meteen welke discipline veel werk heeft en waar jullie elkaar dus kunnen ondersteunen om gezamenlijk jullie doelstelling te bereiken.
  • De leukste stap, jullie kunnen nu gaan vieren dat jullie een bord hebben! Maak er een feest van!

Nu weet je hoe je aan de slag kunt met het marketingbord. In de volgende blog meer over de verschillende meetings, doelen en practices om gezamenlijk iedere sprint beter te worden. Onthoud: kleine verbeterstappen werken meestal beter dan één grote. Succes!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

*