Door Claudia van der Burg (Unit4) en Mathilde Tempert (Prowareness)

Twee jaar geleden zijn we binnen Unit4 Benelux met behulp Prowareness gestart met een Agile transformatie binnen onze R&D-organisatie. Niet alleen de teams gingen op een Agile manier (volgens het Scrum Framework) werken, maar ook de gehele Agile transformatie hebben we Agile aangepakt. Dit was voor ons een hele nieuwe werkwijze om een ‘Changeproject’ aan te vliegen en dit is ons zo goed bevallen dat we de ontwikkeling naar een Cloud DevOps-organisatie ook Agile aan gaan pakken.

In deze blog vertellen we meer over onze ervaringen en leermomenten die wij op doen tijdens de organisatieverandering.

Waarom Agile bij organisatieverandering?

Organisatieveranderingen vinden veelal plaats in een complexe omgeving, waarbij niet alles voorzien kan worden en waarbij je snel moet inspelen op veranderingen. Daarom willen we zoveel mogelijk R&D-medewerkers betrekken en feedback ontvangen gedurende het veranderproces. Om te voorkomen dat er pas na een lange tijd resultaten worden gedeeld, werken we als Changeteam in sprints van twee weken en houden we een review waarbij alle medewerkers van de nieuwe organisatie worden uitgenodigd om dit live of via Skype bij te wonen. Tijdens deze tweewekelijkse review delen we de resultaten en halen feedback op. Door een Agile manier van werken te hanteren, sluiten we ook aan bij de werkwijze die al gebruikt wordt door diverse teams binnen Unit4. Zij gebruiken meestal Scrum als framework terwijl wij als Changeteam de Agile werkwijze hanteren met elementen uit Scrum.

Maar Agile is meer dan alleen een werkwijze: het is een mindset waarin we als Changeteam het voorbeeld willen geven. Snel kunnen inspelen op veranderingen waarbij we gebruik maken van de drie pilaren van Scrum:

  • Transparancy: de Backlog van het Changeteam en de resultaten per sprint zijn voor eenieder inzichtelijk. We hebben ervoor gekozen om dit digitaal te doen aangezien de medewerkers verspreid zitten over verscheidene locaties.
  • Inspect: Door het houden van een tweewekelijkse sprintreview laten we de resultaten zien en ontvangen we feedback. Er wordt een medewerkers dag georganiseerd t.b.v. informatiedeling en feedback. Daarnaast houden we 1 x in de 4 weken een retrospective waarbij we de samenwerking binnen het team bespreken en verbeteracties formuleren.
  • Adapt: Door de nieuwe inzichten uit de review en door de eigen verbeteringen uit de retrospective passen we de acties en de Roadmap aan.

Hoe pak je een organisatieverandering op een Agile manier aan?

  1. Ten eerste dien je een duidelijke WHY te hebben, oftewel “Waarom is de verandering noodzakelijk?”
  2. Vervolgens zet je een Changeteam op met daarin medewerkers die betrokken zijn bij de verandering die je voor elkaar wilt krijgen, maar die tegelijkertijd ook goed om kunnen gaan met veranderingen. Je hebt een zogenaamde leading coalition nodig. Ons advies is om bij een dergelijke change, die je op een Agile manier wil aanpakken, hiervoor hulp in te schakelen van een ervaren Agile consultant, die kan helpen om dit succesvol neer te zetten.
  3. De Agile coach/consultant, in ons geval van Prowareness, gaat vervolgens met dit Changeteam d.m.v. workshops kijken op welke gebieden de verandering gevolgen heeft. Dit wordt gedaan door vragen te stellen als;
  • Waar staan we nu? (Current state)
  • Waar willen we heen? (Awesome state)
  • Hoe kunnen we daar komen?
  • Hoe meten we of we succesvol zijn?

Mogelijke gebieden, ook wel thema’s of pijlers genoemd, zijn bijvoorbeeld: Cultuur, Communicatie, Governance, Tooling, Processen, Financiën, HR, Medewerkers, Klantwaarde, Beveiliging etc. Deze thema’s plaats je vervolgens op de Roadmap met daarbij voor ieder thema de eerste brokken werk die gedaan moeten worden.

Een voorbeeld van een dergelijke Roadmap zie je hieronder.

Deze Roadmap kan je op een brownpaper maken en ophangen op een zichtbare locatie binnen het bedrijf (transparantie), of kan je digitaal maken via daarvoor beschikbare programma’s.

  1. Daarna vertaal je de eerste grote brokken werk in kleinere taken zodat ze binnen één sprint passen op de sprintbacklog. Zorg dat deze taken klein zijn en niet een hele sprint in beslag nemen. De kans dat taken afgerond kunnen worden binnen de tweewekelijkse sprint is daarmee groter. Zorg dus voor meerdere kleine taken binnen een sprint.
  2. Binnen het Changeteam is één persoon eindverantwoordelijk voor de bepaling van de prioriteiten en binnen deze Roadmap en dat is de Product Owner. Hij bewaakt de samenhang. Daarnaast heb je iemand nodig die het Agile proces bewaakt, de Scrum Master.

Als dit gedaan is dan is het tijd om te starten met de eerste sprint!

Valkuil bij organisatieverandering

Bij een organisatieverandering bestaat de valkuil dat je enorm met je eigen organisatie-inrichting bezig bent. Er moet een nieuwe organisatiestructuur komen, processen anders worden ingericht. Er moet aandacht zijn voor cultuur, organisatie, technische veranderingen etc. Doordat de focus intern ligt, bestaat de valkuil dat klanten uit het oog worden verloren.

De winkel moet wel openblijven en de dienstverlening gecontinueerd. Door dit echt als risico te benoemen en hier maatregelen voor te hebben opgenomen in de risicolog kan dit voorkomen worden.

Randvoorwaarden voor de Agile organisatieverandering.

Om de organisatieverandering te doen slagen en om als Changeteam succes te behalen, zijn de volgende randvoorwaarden nodig:

  • Sponsor op C-level; er moet iemand op C-level zijn met een Agile mindset
  • Een duidelijke purpose als Changeteam
  • Commitment in het Changeteam om samen te gaan voor hetzelfde doel
  • Transparantie; open zijn naar elkaar en naar de organisatie
  • Stakeholders moeten bekend zijn waarbij effectieve communicatie richting deze stakeholders essentieel is.

Inmiddels zijn we bezig met de transformatie en we zullen ongetwijfeld nog vele onvoorziene zaken tegenkomen. We zullen nog meer blogs schrijven om onze ervaringen onderweg te delen.

Wil je ook je ervaringen delen met ons? Mail dan naar: Claudia van der Burg (Unit4, Agile Transformation Lead) of naar Mathilde Tempert (Prowareness, Agile Leadership Consultant)

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

*