Er zijn veel verschillende manieren om uit te leggen hoe Scrum werkt. Vaak gaat dat gepaard met een mooi plaatje waar iets in staat over rollen, meetings, artifacts en states. Maar hoe vertel je iemand nou het makkelijkst wat de waarde van Scrum is? Wij gebruiken het meest bekende verhaal van Nederland om mensen de waarde van Scrum te kunnen uitleggen met het beste Scrum team ooit als voorbeeld. 

Ieder jaar vieren we traditioneel het Sinterklaasfeest. Een oude man uit Spanje komt met zijn Pieten naar Nederland om voor alle kinderen die lief zijn geweest cadeautjes mee te nemen. Dat is nogal wat. Miljoenen schoenen worden gevuld door één Goedheiligman. Gelukkig voor hem bestaat er iets als Scrum, zonder zijn Scrum team zou hij dat nooit voor elkaar krijgen.

Sinterklaas verzamelt elk najaar de verlanglijstjes van alle kinderen. Met die lijstjes moet Sinterklaas flink aan de slag. Het begint met prioriteren: welke cadeautjes worden voor welke kinderen gekocht en afgeleverd op Sinterklaasavond? Hij kan niet alle cadeautjes van de lijstjes kopen en maakt daarom een afweging welke cadeautjes de meeste waarde toevoegen aan de kinderen binnen een gesteld budget. Daarbij hebben de Pieten ook een rol. Zij geven aan wat de cadeautjes kosten en hoe makkelijk of moeilijk het is om de cadeautjes in te pakken en in de boot te laden. Ze vormen samen met perfecte Scrum team, met Sinterklaas als Product Owner en de Pieten als Team.

Als dat eenmaal duidelijk is, staan alle Pieten klaar om hem te helpen met het afleveren van de cadeautjes. Alle Pieten hebben een specifieke expertise om het hele proces uit te kunnen voeren en ze worden bijgestaan door de Hoofdpiet. Het enige dat Sinterklaas hoeft te doen is bij de Pieten aangeven welke cadeautjes er voor welke kinderen gekocht moeten worden en dat de cadeautjes ingepakt moeten zijn voordat ze worden afgeleverd. Hoe de cadeautjes worden ingepakt, of waar de cadeautjes het beste gekocht kunnen wordenzijn vragen die de Pieten zelf het beste kunnen beantwoorden. Daardoor kan Sinterklaas zich verder druk maken om de plichtplegingen zoals de intocht en wat de Sint allemaal nog wel niet meer op zijn agenda heeft staan.

Als we inzoomen op de Pieten, dan zien we een team dat de schone taak heeft in korte tijd heel veel cadeaus te kopen en in te pakken. Dat vinden de Pieten nog leuk ook. Hun ervaring leert dat alles in één keer oppakken en vlak voor het verstrijken van de deadline van 5 december afronden, niet werkt. Pakjes blijven achter in Spanje omdat ze niet alles in één keer op de boot krijgen en er zijn zelfs pakjes die onderweg van de boot vallen. Eenmaal in Nederland kunnen niet alle cadeautjes worden afgeleverd omdat er  fouten zijn ontstaan bij inzien welk kindje welk cadeautje krijgt en het inpakken is soms slordig uitgevoerd. Vaak zijn dat ook de cadeautjes die de kinderen het liefst hebben, in plaats van de cadeaus die ze wat lager op het verlanglijstje hadden staan. Kindertjes verdrietig en Sinterklaas faalt zonder dat hij tijdig heeft kunnen ingrijpen om dit soort blamages te voorkomen.

Sint en zijn Pieten zagen dit en kwamen tot harde conclusies:

  • Sinterklaas kan niet ver van tevoren tot in detail aangeven welke cadeautjes precies gekocht moeten worden. Voortschrijdend inzicht is erg waardevol, maar daar kon hij niks mee doen omdat het nou eenmaal tegen eerder gemaakte afspraken was.
  • Sinterklaas dacht van tevoren alles goed uitgelegd te hebben, maar pas aan het eind blijkt dat de Pieten toch dachten dat de Sint iets anders bedoelde.
  • Doordat de Pieten alles in één keer inkochten en daarna alles in één keer inpakten hadden ze geen mogelijkheid om de manier waarop ze dat deden telkens een beetje beter te maken.

Achteraf bleek dat het niet altijd handig was wat ze deden, maar ze hadden niks aan dit verkregen inzicht omdat ze dit pas op 6 december konden constateren.

Ze bedachten dat het misschien handiger is om de verlanglijstjes op te splitsen in delen en deze delen per keer helemaal af te ronden voor ze naar het volgende deel gingen. De Pieten zouden pas verder gaan met een volgend deel van de verlanglijstjes als al het voorgaande volgens de afspraken op de boot was ingeladen. Op die manier waren alle Pieten effectief aan het werk en konden ze als grote voordeel ook nog deelresultaten aan Sinterklaas laten zien voordat ze geen tijd meer hadden om eventueel dingen aan te passen. Sinterklaas kon na elke oplevering van de deellijstjes bepalen wanneer de boot zou uitvaren, zonder dat er tijd nodig was om de uittocht nog voor te bereiden.
Na elke keer dat de Pieten een deel van de verlanglijstjes hadden afgerond, bedachten zij als team acties die ervoor zorgden dat het volgende deel van de verlanglijstjes nog beter uitgevoerd kon worden.
De Hoofdpiet zorgt ervoor dat het team van Pieten zo effectief mogelijk is en helpt Sinterklaas bij het voorbereiden van het opsplitsen van de verlanglijstjes. Hiermee is de Hoofdpiet de bewaker van het effectieve werken van het hele team.

Op deze manier heeft het Sinterklaasfeest kunnen groeien tot een ongekend aantal pakjes. Waarbij alle kinderen volop konden genieten van het feest doordat ze in ieder geval hun lievelingscadeautje kregen.

Wat leren we van deze vergelijking?

  • Scrum is het feest van de Product Owner
  • Scrum beperkt zich niet tot IT
  • Een Scrum team werkt optimaal samen, zonder goede Product Owner (Sinterklaas) kan het Team (de Pieten) nooit effectief zijn
  • Scrum is geen hype maar wordt al sinds mensenheugenis toegepast
  • En misschien wel het belangrijkste: door het toepassen van Agile/Scrum wordt iedereen in zijn kracht gezet, en dat doet wonderen met werkplezier, effectiviteit en creativiteit. Je zou dit ook mogen samenvatten als het substantieel verhogen van de klanttevredenheid. En dat is iets wat we met zijn allen toch nastreven?

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

*