Bij een klant – een leverancier van telecommunicatie- en ICT-diensten– is men Agile gaan werken volgens het model van Spotify. Er is een nieuwe organisatievorm, een tribe, ontstaan met een groot aantal zelforganiserende squads (teams) die kortcyclisch waarde leveren. In dit geval bestaat de tribe uit 250 medewerkers, die werken in ongeveer 25 squads. Binnen deze tribe is de functie van themalead geïntroduceerd. Het lijkt op een chief product owner, maar het is niet helemaal hetzelfde. De functie themalead is nog niet zo’n bekende functie. In deze blog vertel ik je meer over de inhoud van deze functie en welke kansen en valkuilen ik zie van deze betrekkelijk nieuwe functie.

Wat houdt deze functie in?

De themalead zorgt voor maximale waarde van complexe en grote team- overschrijdende initiatieven. Een themalead is verantwoordelijk voor een heldere visie op één of meerdere strategische thema’s binnen een tribe. In samenwerking met de product owners (PO’s) en de stakeholders wordt het portfolio vastgesteld en een strategische roadmap opgesteld. Deze strategische roadmap moet dan regelmatig getoetst worden aan de overkoepelende strategie van de organisatie. Binnen een tribe zijn een aantal squads die zich bezig houden met hetzelfde thema. Om nu te voorkomen dat deze squads eilandjes worden, faciliteert de themalead, samen met de PO’s de alignment tussen deze teams. De themalead legt de visie uit aan deze teams.

De themalead staat natuurlijk niet alleen. Hij of zij heeft ondersteuning nodig vanuit verschillende rollen. Het thema, met de bijbehorende producten/diensten, moet succesvol zijn vanuit verschillende perspectieven:

  • vanuit business perspectief waar andere themaleads, marketing, sales, strategie en innovatie hulp kunnen bieden
  • vanuit systeem perspectief waar de verschillende product owners en de teams, die verantwoordelijk zijn voor een deel van het systeem, input leveren
  • vanuit technisch perspectief waar architecten richting kunnen geven

Een themalead schakelt dus op vele terreinen, maar heeft geen HR verantwoordelijkheid. Deze is elders belegd.

Wanneer is deze functie nodig?

De functie themalead kan nodig zijn bij grote organisaties, die (net) Agile zijn gaan werken. De product owners kunnen zo ondersteund worden in de vertaling van de koers van de organisatie en hulp krijgen bij team-overstijgende zaken. In het begin zal er nog veel afgestemd moeten worden tussen de teams. De meeste product owners zijn dan nog beginnend en kunnen extra ondersteuning gebruiken.

Bij deze klant zijn er 3 themaleads binnen de tribe. Naarmate de product owners (PO’s) volwassener worden in hun vak, kan het zijn dat deze functie overbodig wordt. Bij veel kleinere tribes is deze functie niet nodig en zouden de PO’s zelf de bal kunnen oppakken. Het is dus situationeel afhankelijk of de functie van een themalead nodig is of niet.

Wat zijn de kansen?

Als kansen zie ik dat er bij de Agile teams duidelijkheid ontstaat welke kant bepaalde producten/diensten op gaan. Er ontstaat verbinding tussen de strategische roadmap en datgene wat er op de backlog staat bij de teams.

Ook de product owners worden ‘ontzorgd’ doordat de themalead op strategisch niveau met de diverse stakeholders schakelt.

De samenwerking tussen de teams wordt bevorderd doordat de themalead hierover ‘waakt’ en samen met de PO’s naar een manier zoekt voor verbinding. Bij andere organisaties zie ik vaak dat, indien er sprake is van meerdere Agile teams, ze niet van elkaar weten wat de andere teams aan het doen zijn.

Wat zijn de valkuilen?

Uiteraard zijn er ook valkuilen te onderkennen bij de introductie van een themalead. Het kan gebeuren dat de themalead op de stoel van de PO gaat zitten en de prioriteit binnen de teams gaat bepalen. Hij kan de PO’s gaan overrulen, waardoor er een hiërarchie kan ontstaan. De themalead zou zich kunnen gedragen als een soort chief product owner waarbij zijn of haar wil wet is voor de teams.

Daarnaast kan het verwarrend zijn voor de stakeholders. Wie moeten ze nu benaderen: de themalead of de PO?

De themalead kan bezwijken door de druk van ‘bovenaf’ en niet goed luisteren naar de PO’s en de teams.

De HR verantwoordelijkheid ligt niet bij de themalead, maar bij een chaptercoach. Wanneer de themalead voorheen een manager was, kan het zijn dat hij/zij terugvalt in de oude rol en zich gaat bemoeien met HR-zaken.

Hoe kunnen de valkuilen worden voorkomen?

Om deze valkuilen te voorkomen en de themalead optimaal te laten presteren, kan je de volgende mogelijkheden inzetten:

  • Door middel van coaching van de themalead
  • PO’s tegengas laten geven wanneer de themalead zaken voor het team gaat bepalen.
  • Door duidelijkheid te scheppen en daarmee de verwachtingen te managen over de taken en bevoegdheden richting de omgeving
  • Goede communicatie-afspraken tussen themalead, PO’s en stakeholders
  • Ervaringen delen met andere themaleads bijv. door het oprichten van een gilde.

Al met al een functie, die goed werkt bij grote organisaties ter ondersteuning van de PO’s en de teams om de juiste waarde voor de klant te leveren. Wil je meer weten over deze functie of het werken met het Spotify model of wil je zelf ervaringen delen, neem dan contact op met Mathilde Tempert: m.tempert@prowareness.nl.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

*