Van Tinder® tot retrotechniek

0
538
Wij zijn Hendrik Bangma en Miriam Blommers. Hendrik is Development Teamlid bij Team Werkplek binnen Equalit. Miriam is Agile Coach binnen Equalit en werkt voor Prowareness.
Hieronder lees je hoe we van Hendrik’s Tinder Retrospective idee een gave, nieuwe Retrospective techniek hebben gemaakt.
In het zwart, links uitgelijnd vanuit Hendriks perspectief, in het blauw, rechts uitgelijnd het perspectief van Miriam.

Wil je gelijk naar de uitleg van de Sprint Retrospective? Klik dan hier.

In de vakantie van onze Scrum Master kreeg ik de kans om een Sprint Retrospective te faciliteren voor ons team. Aangezien dit een van mijn favoriete Scrum Events is, heb ik deze kans met beide handen aangegrepen. Verschillende gedachten schoten door mijn hoofd; ”Super leuk!”, ”Spannend!”, maar ook; ”Wat nu?!”. Nu moest er ook iets gaan gebeuren en het moest nog waarde toevoegen ook zodat we als team kunnen groeien!

Het liefst wilde ik een retro neerzetten die een onuitwisbare indruk achter zou laten. Eentje die heel dicht bij mijzelf blijft. Er moest dus sowieso humor in terug komen, het moest ook een serieuze ondertoon hebben en het moest vooral niet te veel over de inhoud van het werk gaan. Ik was meer geïnteresseerd in de onderlinge samenwerking.

Mijn doel was om dichter tot elkaar te komen en de vertrouwensband binnen het team te versterken. Wat zich uiteindelijk weer terugverdient op werkgebied. Want niets is zo fijn als een open en eerlijke onderlinge communicatie. Dit zette mij aan het denken, wat moet ik doen om dit te realiseren? Ik wilde een setting creëren waarbij de teamleden zich op een ludieke manier open zouden stellen om iets over zichzelf te gaan vertellen wat we nog niet van elkaar wisten. Toen ik mijzelf afvroeg met welk middel ik dit het beste kon realiseren wist ik het ineens. Tinder! Natuurlijk!

Mijn Tinder ervaring:
”Ik weet nog goed dat ik voor het eerst mijn eigen Tinder profiel invulde. Het profiel is naast je foto het eerste wat mensen van je zien. En aangezien je interessant wilt zijn voor de tegenpartij, heb ik ervoor gekozen om vooral niet een profielomschrijving te maken als: ”Drankjes en dansjes”, maar koos ik ervoor om een opsomming te maken van alle dingen die ik belangrijk vind in mijn leven en waar ik mij zoal mee bezig houd. Het moest precies genoeg over mij vertellen om een duidelijk beeld over mij te geven.”

Buiten dat het een plan was om een aantal wenkbrauwen en mondhoeken van de teamleden te laten bewegen, had ik nog niet een heel duidelijk beeld bij hoe ik dit precies vorm zou gaan geven. Ik moest toen denken aan een van onze vorige retro’s waar Miriam inviel als Scrum Master en een hele vette retro had neergezet door een Jenga toren neer te zetten met op elk blok een persoonlijke vraag die beantwoord werd door iemand uit het team. Deze retro is mij bijgebleven omdat we door dit spel te spelen de teamleden op een hele andere, en vooral persoonlijke manier hebben leren kennen; ”right up my alley…”. Ik moest dus met Miriam gaan praten want als er iemand was aan wie ik mijn gedachten duidelijk kon maken, dan was zij het wel.

Ik zat die dag net achter mijn laptop en zag een mail van Hendrik binnenkomen met als topic ”Retrospective” en ik was gelijk geïnteresseerd, want originele en creatieve Retrospectives bedenken en uitvoeren vind ik een van de leukste dingen in mijn coachingswerk. Hendrik heb ik leren kennen als een gezellige collega, die graag werkt aan teambuilding en altijd in is voor een grapje. Wat wilde hij eigenlijk met de Sprint Retrospective bereiken? Dat werd mij al snel duidelijk. ”Leuk! En wat een eer dat ik hem hierbij mag helpen!” dacht ik.

Nadat ik aan Miriam mijn plannen en vooral de achterliggende gedachte had uitgelegd, kwam Miriam al heel snel met het idee om niet iedereen zijn eigen profiel in te laten vullen, maar om ieders profiel door elkaar in te laten vullen. Vanaf dat moment wist ik precies hoe ik het zou gaan aanpakken. Het werkt het beste voor mij om het eerst te visualiseren. Ik ging dus gelijk aan de slag met een stift en een schaar en maakte eerst een miniversie van hoe de profiel eruit moesten zien. Hiernaast zie je een voorbeeld van mijn eerste versie. Miriam vond het er ook goed uitzien dus ben ik ze in het groot gaan maken.

Hendrik initiële idee om de teamleden hun eigen (Tinder) profiel te laten invullen, hebben we samen verder doorgesproken. Tijdens de Sprint Retrospective wil je interactie zodat iedereen zijn/haar ideeën kwijt kan en het een energieke sessie is. Ik dacht dat als iedereen zijn eigen profiel invult, het grotendeels zelf maken en dan aan elkaar uitleggen wordt, wat niet tot veel interactie leidt. Het idee van een Tinder profiel vond ik wel gelijk heel origineel en de persoon achter de collega leren kennen is leuk en ook goed voor de teamdynamiek. Door je teamleden beter te leren kennen helpt dat elkaar te begrijpen, waarom bijvoorbeeld iemand soms reageert zoals die reageert of waarom hij of zij iets op een bepaalde manier doet.

Samen hebben we ook de vijf stappen van de Effectieve Sprint Retrospective (leestip boek: ”Agile Retrospectives – Making good teams great” van Esther Derby) besproken en ingevuld. We hebben de laatste twee stappen, stap vier ”Decide what to do” en stap vijf ”Closing the Retro”, in de aanpak niet bespreken omdat je hier zelf iedere vorm kunt kiezen die je wilt. Gebruik bijvoorbeeld www.re-tromat.org voor ideeën. Hendrik heeft bij stap vijf gekozen voor ”Note to Self (#104)” waarbij je jezelf herinnert aan je goede intenties. 

Lees hieronder de beschrijving van het invullen van het profiel (stap 1, 2 en 3).

De Tinder Retrospective in de praktijk:

Stap 1 – Setting the Stage -> 1 Waarheid 1 Leugen

Als onderdeel van deze stap heb ik ervoor gekozen om iedereen één waarheid en één leugen te laten bedenken en deze op een Post-it te schrijven. Hierna heeft ieder teamlid zijn waarheid en leugen voorgelezen zonder te verklappen welke de waarheid en welke de leugen is.

Miriam maakte mij ervan bewust dat ik de toon zou zetten met mijn kaartjes als voorbeeld. Ik kon er dus voor kiezen om het heel luchtig te houden, zoals bijv: “Ik ben de jongste van 4 broers”, maar ik wou iets persoonlijks neerzetten dus heb ik voor mijzelf een waarheid en een leugen opgeschreven die ik niet zomaar zou delen met iedereen. Dit met de hoop dat mijn teamleden hierin mee zouden gaan.

Dit heet het ‘going first principle’ en komt er op neer dat jij als leider/Scrum Master/facilitator de eerste interactie leidt. Wanneer je een leuke, grappige inbreng wilt en jij begint heel serieus, zal de rest van de groep hoogstwaarschijnlijk volgen met iets serieus. Wil jij het persoonlijk maken, dan zal je zelf ook persoonlijk, en misschien zelfs wel kwetsbaar, moeten beginnen. Iedere waarheid en leugen die gekozen wordt is natuurlijk goed, je stelt je zover open als je zelf wilt.

Stap 2 – Gather Data -> Vulling van het profiel maken

Ik heb het team gevraagd om door middel van ‘silent writing’ voor ieder teamlid één of twee positieve karaktereigenschappen op te schrijven. Vervolgens heb ik gevraagd om voor ieder teamlid zijn of haar mooiste herinnering/ trotse moment op te schrijven. Dit mocht alles zijn van heel grappig tot heel serieus.

Als inspiratie voor de karaktereigenschappen had Miriam het idee om de speelkaarten van Wij Zijn op tafel te leggen als inspiratie. Dit is een kaartendeck met allemaal positieve eigenschappen. Zelf heb ik het tweede deel (mooiste herinnering/ trotse moment) gebruikt om op een humoristische manier mijn waardering uit te spreken naar mijn teamleden.

Stap 3 – Generate Insight -> Profiel maken

Hierna zijn we begonnen om de profielen te vullen. We hebben ervoor gekozen om elk profiel eerst helemaal compleet te maken voordat we overgaan naar een ander profiel, zodat we bij iedereen even stil kunnen staan. Ieder teamlid kwam naar voren om zijn of haar karaktereigenschap uit te leggen en op te plakken. Nadat alle karaktereigenschappen waren opgeplakt, hebben we hetzelfde gedaan voor de mooiste herinneringen/ trotse momenten.

Dit was gelijk de spijker op zijn kop! Iedereen had de tijd genomen om een paar hele mooie eigenschappen van elkaar op te schrijven en iedereen had wel een persoonlijke ervaring met een teamlid waar hij of zij op een betekenisvolle manier op terugkeek.

Hierna vertelde het teamlid (van wie het profiel gevuld was) nogmaals de waarheid en de leugen die bedacht was, waarna de groep uitsprak welke van de twee zij dachten dat de waarheid was.

Het vervolgens onthullen van de waarheid én de leugen zorgde voor een aantal interessante maar vooral grappige verrassingen. Zo had ik mijn team op een dwaalspoor gebracht door een aantal specifieke details toe te voegen aan mijn leugen:
”Iets dat je niet van mij weet is dat: Voordat ik naar Brabant verhuisde ik vroeger in een kleine rapgroep heb gezeten waarmee ik zelf twee keer heb opgetreden.”
Het grappige was dat juist mijn leugen makkelijk werd aangezien voor de waarheid. Dat komt doordat mijn team weet dat ik van rapmuziek houd. Dit zorgde ervoor dat toch de helft van mijn team dacht dat mijn leugen eigenlijk de waarheid was.

Uiteindelijk hingen alle profielen ingevuld aan de muur en hadden we met zijn allen iets heel vets neergezet. De teamleden waren allemaal super enthousiast over dit verrassende en mooie resultaat en spraken dit ook uit.

Later heb ik het team om feedback gevraagd en zij gaven aan dat deze retro er voor hen onder andere voor heeft gezorgd dat we elkaar beter hebben leren kennen en dat heeft gezorgd voor meer vertrouwen wat weer heeft geleid tot betere onderlinge samenwerking. En dit helpt ons nu we ons steeds meer bezig houden met het geven en ontvangen van feedback. De retro heeft op mijzelf ook een hele positieve invloed gehad. Zo heeft deze retro mij erg veel energie gegeven en heeft het ervoor gezorgd dat ik mij kwetsbaarder durf op te stellen binnen mijn team.

We hebben er als team voor gekozen om de profielen pontificaal in het zicht te hangen op onze eigen afdeling zodat iedereen het kan zien. Dit om het gesprek op gang te houden binnen het Scrum Team. Daarnaast ook om andere teams binnen Equalit te inspireren met wat wij met elkaar hebben neergezet. En dat blijkt want uit verschillende hoeken van de organisatie horen we positieve berichten over onze profielen en hebben een aantal Scrum Masters interesse getoond in de retrotechniek en willen deze ook gaan faciliteren voor hun eigen Scrum Team. Iets om trots op te zijn dus!

En mocht ik een keer een mindere dag hebben? Dan kijk ik even naar de profielen en kan ik er weer tegen aan!

Voor mij als Agile Coach is het goed om te zien dat transparantie op zoveel verschillende fronten helpt. Goed voorbeeld doet volgen! Doordat het team de profielen zichtbaar heeft opgehangen zijn er twee andere teams die deze Retrospective vorm ook gebruikt hebben met wederom mooie openbaringen en goede gesprekken. Ik wil verder mijn collega Ernst Bosch bedanken voor het meedenken en redigeren van de blog.

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

*